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La actualidad - índice actualidad |
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| "El e-mail me mata" | ||||||||||
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La avalancha
diaria de correo electrónico relacionado al trabajo puede
dejar a la mayoría de gerentes tirándose los cabellos. Para usar el día laboral de forma más eficiente y salir de la interminable, y a veces poco importante, lista de e-mails, una experta en manejo del tiempo sugirió a los ejecutivos que diseñen "estrategias atinadas de copias", y las pasen a su colegas y empleados. "Los gerentes sobresaturados están confundidos porque no les han estado dando políticas que les permitan escapar de las torturas del correo electrónico y que casi los vuelve locos", dijo Patricia Nickerson, escritora empresarial y directora de EBI Inc., una compañía de entrenamiento con sede en San Diego. "La mitad de los gerentes son adictos a escribir e-mails y la otra mitad recibe entre 150 y 175 e-mails diarios de los adictos que los presionan para que contesten inmediatamente", agregó Nickerson. Con el surgimiento de los despidos y reorganizaciones empresariales, muchos sobrevivientes están "haciendo el trabajo de dos o tres personas y están bajo una presión que nunca antes tuvieron", agregó. Nickerson dijo que los gerentes pueden defenderse al evitar la práctica común de revisar el correo electrónico a cada hora. "Necesitamos dejar entendido a los que envían los mensajes que abrimos la bandeja de correo una o dos veces al día y que ése es nuestro patrón", explicó. Lo siguiente es que los ocupados gerentes deben dejar en claro que hay tiempos establecidos para las decisiones o respuestas a fin de que la gente tenga idea del tiempo con que cuenta al trabajar en un proyecto. "La gente te pide algo y media hora después, o un día después están preguntando "¿leíste mi e-mail?", dijo Nickerson. "Esa pregunta viene de gente que se siente abandonada a menos de que sea tratada como una prioridad". Los trabajadores que informan de los progresos de sus proyectos a los gerentes son los que generan enormes volúmenes de correos electrónicos, dijo Nickerson. Los gerentes de alto rango deberían fijar un protocolo al comienzo de un proyecto que establezca "quién comunicará qué a quién". "Cada proyecto necesita una página de Internet donde puedas mostrar los progresos sin molestar a todos con contínuas actualizaciones", dijo. Las solicitudes para actuar sobre algún tema deberían ser las únicas que se envíen por e-mail, mientras que el resto debería ser dirigido a páginas compartidas, agregó. Su consejo a los empleados que están volviendo locos a sus gerentes es que apliquen restricciones en su superentusiasta uso del correo electrónico. "Claro, la tecnología te permite copiar a todo el mundo, pero el sentido común dice que deber parar para pensar en lo que estás haciendo", explicó la experta. "Tu e-mail debería ir sólo a la gente que tiene necesidad de saber", lo que debería ser determinado al inicio del proyecto. Otro aspecto de Nickerson que puede ahorrar tiempo es escribir todo el mensaje en la línea de asunto. Por ejemplo, "reunión de 9 de marzo a las 8:00 no 10:00 am". De esta forma, el que recibe el mensaje lo ve de una vez sin necesidad de abrir el correo. A pesar de la avalancha de correspondencia por e-mail, hay momentos cuando los gerentes deberían utilizar esta herramienta en forma más eficiente, como consultar para dar asistencia en vez de simplemente convocar reuniones, dijo Nickerson. "El peor pecado es reunir gente en un salón para saludar, no debatir, una decisión que ya has tomado". Nickerson, la autora de "Managing Multiple Bosses" (Amacom), dijo que una vez que los ejecutivos tengan su e-mail bajo control podrán concentrarse mejor en los trabajos prioritarios. Agregó que, realmente, "estamos en un mundo de multitareas. Ya no esperamos ver a la gente iniciar una tarea y completarla y luego comenzar otra y terminarla. "Puedes hacer un poco de progreso en la tarea A, y luego otro poco en la tarea B. Es como una carrera de caballos y necesitas mantener a todos los caballos corriendo en la carrera". El tener la avalancha de e-mails bajo control es un necesitado primer paso para ganar la carrera. Un informe realizado por Reuters Noticias relacionadas
sábado mayo 24, 2014 |
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