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OPINIÓN
¿Como Eliminar el Papel de su empresa?

por Julián Mardones Saint-Jean, Gerente General de iUn0 -Aplicaciones Internet)



La integración del papel electrónico (o ePaper) hoy ya es una realidad dentro de las empresas. Este permite mejoras relevantes en muchos de los procesos y traspasos de información, tanto a nivel interno como externo.

Es importante destacar que aquellos resultados positivos no sólo significan ahorros en costos de papel y tiempo, sino también, significan una mejor atención a clientes (internos, externos, distribuidores, proveedores, entre otros), aumentando la satisfacción en los productos y/o servicios que adquieren, y en la relación que establecen con su empresa.

Un ejemplo claro es Polaroid, diseñador, desarrollador y fabricante mundial de cámaras instantáneas y digitales, entre otras cosas. Esta empresa implementó ePaper para satisfacer la demanda de sus clientes y subsidiarias de servicios alrededor del mundo. Facilitó el acceso a todos los documentos de los productos, obteniendo un ahorro muy
relevante en este proceso de transferencia de conocimiento.

Al abrir nuevas oficinas, recibían muchos e-mails pidiéndoles que les enviaran documentos de cada producto. Cada lugar necesitaba 100 documentos, con un costo de impresión de US$20 cada uno, lo que se traducía en US$ 2.000 por oficina. Cuando usted multiplica esto por docenas de localidades, verá que el costo de papel, impresión y despacho, a lo largo de varios años, es excesivo.

Para reducir los costos y mejorar el proceso, Polaroid comenzó a digitalizar y capturar los documentos para publicarlos en su Web corporativa y distribuirlos en CD, como archivos PDF. Esta información contenía cerca de 6.000 documentos internos (alrededor de 16.000 páginas), incluye un juego completo de hojas de productos, boletines de servicios, guías del usuario y materiales para entrenamiento.

La diferencia entre producir un CD con archivos PDF a US$1 y publicarlo a bajo costo en la Web, versus los US$2.000 por un juego impreso de documentos es muy significativa.

Como podemos ver en este caso real, el ahorro de costos es notable. Sin embargo, hay otro impacto aún más relevante, que es la mejora que se produjo en la calidad del servicio al cliente. Resolver a través del papel electrónico la disponibilidad de todo el material de apoyo a productos, es una acción que crea mayor valor al cliente y establece una diferenciación percibida en él, que ayuda a confirmar su decisión de
compra, desarrollar barreras de entrada a competidores y facilitar la fidelidad a la marca.

En resumen, para asegurar un proyecto de ePaper exitoso, es necesario que su organización cuente con el soporte a los procesos de generación y aprobación de documentos, y con la plataforma tecnológica para pasar del papel al ePaper.

Julián Mardones Saint-Jean
Gerente General de iUn0 - Aplicaciones Internet
www.iuno.cl


 

 

sábado mayo 24, 2014


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