La solución "Legal Snap Scan" garantiza plena validez fiscal y legal, y además permite reducir los costes y aumentar la eficacia de los procesos.
Hewlett-Packard y ANF AC & Tradise Autoridad de Certificación han presentado la primera solución homologada por la Agencia Tributaria que permite la digitalización certificada de facturas con plena validez fiscal y legal, "Legal Snap Scan". Dicha desarrollo marca un hito internacional fruto de más de 4 años de trabajo de I+D+I de ingenieros españoles que convierten a esta solución en la primera disponible en el mercado plenamente homologada.
Con esta nueva solución sus usuarios pueden gestionar las facturas en formato digital y eliminar el documento recibido en papel. Además de editar y enviar facturas telemáticas, generar firmas electrónicas, compulsar los documentos para trámites de e-Administración y por último enviar notificaciones certificadas.
Su utilización permite a los usuarios obtener una serie de ventajas tales como; la reducción de los costes de almacenamiento externo y del proceso de copia o compulsa. Se eliminan los riesgos de pérdida de documentos. Se obtiene una mayor productividad, ya que se reduce el tiempo invertido en la gestión de facturas y se logra un mayor tiempo para realizar otras tareas específicas de la empresa. Por último, las oficinas conseguirán un mayor espacio físico que antiguamente era utilizado para archivar todos los documentos en papel.
Esta solución viene a proporcionar las herramientas necesarias para el cumplimiento de la normativa legal vigente ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Los tributarios, podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas y documentos sustitutivos y prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base. El proceso únicamente será valido cuando se emplee Legal Snap Scan ya que es la primera solución tecnológica aprobada por el Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Tributaria
"Esta nueva solución que hoy presentamos es una de las apuestas más importantes de la división de Imagen e Impresión de HP para este año. Creemos, que la digitalización de facturas, la firma electrónica y la gestión digital de todo tipo de documentos se han convertido es una necesidad para todas las oficinas. HP y ANF hemos querido ser los primeros y únicos hasta la fecha, en convertir esta necesidad en una solución real al alcance de todos. Además, gracias a Legal Snap Scan una empresa con 2.000 facturas al año podrá ahorrar más de 5.000 euros en costes de conservación y el equivalente a 15 días de trabajo. Apunta Joan Morales, Director de Marketing de IPG, HP para Pymes".
4 pasos para una única solución
Legal Snap Scan cuenta con un mecanismo sencillo y fácil de utilizar. Los usuario tan sólo tienen que seguir cuatro pasos:
1.- En primer lugar, las facturas recibidas por el usuario se introducen en el escáner o multifuncional securizado
2.- En segundo lugar, Legal Snap Scan certifica la imagen mediante la firma electrónica y permite clasificar el documento.
3.- En tercer lugar, las facturas se conservan en formato electrónico con plena validez fiscal y legal en un software
4.- Para finalizar todo el proceso, los usuarios pueden eliminar sin ningún miedo las facturas originales en papel.
Además, la seguridad técnica y jurídica respaldan Legal Snap Scan, ya que ANF AC cuenta con un centro de respaldo que guarda y custodia de todos los documentos en un bunker y posee también servicios de activación de entorno temporal de inspección.
Según Florencio Díaz Vilches, Director General de ANF AC "Se estima que actualmente 2.000.000 de empresas y profesionales españoles, se ven obligados a custodiar durante 4 años como mínimo, más de cincuenta mil millones de documentos. La Digitalización Certificada aporta a todos los perfiles de empresa, una revolucionaria tecnología que mejora la competitividad a través del ahorro de costes y de gestión . Concretamente, hablamos de conseguir un ahorro de hasta 0,7 euros, gracias al proceso de archivo de facturas en digital con respecto a la conservación del papel, y ganar un tiempo de hasta 15 minutos que antiguamente se dedicaba a los procesos de gestión administrativa".
Una solución flexible para todos los perfiles de empresa
Legal Snap Scan es una solución integral con certificación electrónica y formación a partir de 399€ sin IVA que, además, cuenta con una tarifa adaptable al volumen de documentos de cada empresa. Se han establecido cuatro tipos de perfiles de empresa de acuerdo al volumen de trabajo:
Lite: para empresa de hasta 5 empleados y 2 NIFs
Estándar: para empresa de hasta 20 empleados y 4 NIFs
Plus: para empresa de hasta 100 empleados y 6 NIFs
Premium: proyectos a medida
Para esta nueva solución, HP ha puesto a disposición de los usuarios una amplia gama de equipos; escáneres e impresoras multifuncionales tanto en láser como en inyección de tinta. Dispositivos para oficinas de todo tipo y para cualquier utilidad.
Escáneres HP compatibles
- HP Scanjet G2410: un escáner diseñado para usuarios que precisan la opción más económica posible.
- HP Scanjet N6010: permite escanear documentos a una velocidad de hasta 18 ppm, además lo hace por ambas caras de la página en una sola pasada a una velocidad de hasta 36 pm. Ofrece a sus usuarios una mayor productividad gracias a su exploración sin supervisión utilizando el alimentador de documentos con capacidad para 50 páginas.
- HP Scanjet 8460 permite escanear hasta 1.500 páginas al día y cuenta con un alimentador de una capacidad de 100 hojas. Optimiza la calidad de escaneado para obtener la máxima precisión OCR, gracias a la tecnológia Kofax VirtualReScan.
- HP Digital Sender 9250c, el escáner de mayores prestaciones de HP, permite a sus usuarios ahorrar espacio y simplificar la gestión de documentos. Además, mejora la eficiencia y reduce los costes creando copias digitales de los documentos en papel, los cuales podrá compartir, almacenar y recuperar de forma rápida y sencilla.
Multifuncionales HP compatibles
- HP Officejet Pro L7680, un multifuncional de inyección de tinta que ofrece un sorprendente rendimiento. Alcanza unas velocidades de hasta 12ppm en negro y 10ppm en color.
- HP LaserJet M1522n MFP, este multifuncional láser mejora la productividad de todas las oficinas ya que cuenta con la tecnología de encendido instantáneo y con unas velocidades de hasta 23ppm. Además el intercalado de copias ahorra el esfuerzo de tener que organizar manualmente los documentos.
- HP LaserJet M2727 MFP, un potente y funcional dispositivo que alcanza unas velocidades de hasta 26ppm, cuenta con gran calidad de impresión, red, una nueva solución de fax y diferentes características adicionales que ofrecen una mayor productividad.
- HP LaserJet M3027 MFP y M3035 MFP, un equipo muy fácil de utilizar y mantener. Su nuevo interfaz de usuario le guía de forma intuitiva a través de los procesos. Además, cuenta con unos fiables consumibles de impresión HP que reducen las interrupciones. Tiene también conexión en red integrada que permite compartir los documentos con facilidad.
Estas soluciones de certificación estarán a la venta a través de distribuidores informáticos a partir del 1 de Junio de 2008. Para más información HP y ANF AC han puesto a disposición un sitio web dónde los usuarios podrán encontrar la información que precisen acerca de Legal Snap Scan.
www.hp.es/legalsnapscan (a partir del 19 de Mayo)