IDC ha presentado un estudio patrocinado por Canon, líder mundial en tecnología e imagen digital, en el que se ha revelado que el mercado de impresión a color ha madurado hasta tal punto que cada vez más empresas están buscando cómo implementar una estrategia de impresión a color en toda la compañía. De esta forma, el informe “La introducción estratégica del color en la oficina” demuestra cómo y cuando se debe llevar a cabo la implantación del color en la oficina, de acuerdo con una estrategia predefinida, y cómo el color puede conllevar una reducción de costes en la propia organización.

En 2004, IDC observó un importante crecimiento en la inversión que las empresas están realizando en impresión a color, lo cual se reflejó en un alza en las ventas de impresoras láser a color y equipos multifuncionales (MFP), que experimentaron un incremento de un 89% y un 75% respectivamente, con unas predicciones de aumento en ventas de medio millón de unidades en algunos países hasta 2009. IDC cree que este desarrollo es debido al hecho de que cada vez más departamentos dentro de las organizaciones están viendo en la impresión a color un requisito crítico para el negocio.

El informe también revela cuáles son los departamentos que están empezando a beneficiarse de la impresión a color. El 95% de las empresas encuestadas por IDC indican que los departamentos de PR y Marketing son los que más imprimen en color y en los que su utilización produce un mejor efecto, seguido por el departamento de ventas (75% de los encuestados) y financiero (45%), y con un 40% se situarían aquellos participantes que indican que el color es actualmente utilizado en toda la compañía. Sin embargo, IDC señala que aunque un departamento pueda necesitar un dispositivo de color, las empresas necesitan analizar las necesidades y peticiones caso por caso, por lo que una estrategia bien diseñada es crucial.  

Según Paul Withington, analista de IDC, “cuando comenzamos a analizar los datos, estaba claro que los diferentes departamentos de una empresa tienen diversas necesidades – un único director que imprime en color de forma ocasional no iba a necesitar un equipo MFP-, sin embargo un grupo de trabajo que imprime de forma frecuente en color necesitará un dispositivo de gran volumen de copias. También hemos encontrado que muchas empresas se dan cuenta de que imprimir sólo en blanco y negro podría ser una de las razones de la pérdida de negocio, una afirmación que subraya la importancia que el color tiene el entorno de trabajo”.

 Los costes ya no son una razón de peso

El informe también hace mención al tema del coste del color, ya que como IDC expone, las empresas pueden ahorrarse dinero siguiendo estos pasos: 

1. Maximizando los equipos MFP en color: tienen el potencial de ser el hardware más productivo en la oficina sin ser especialmente costoso
2. Buscando la integración de un único fabricante: un solo proveedor reducirá los costes de outsourcing y también asegurará un mayor ahorro en costes por página para asegurar rentabilidad a largo plazo
3. Soluciones software: el software de gestión de documentos puede ayudar a las empresas a controlar y gestionar los costes de impresión

Según Paul Rowntree, director de marketing de producto de Europa en Canon, “el informe de IDC prueba que las empresas están muy concienciados de la utilización del color, con lo que desaparece el mito de que las empresas tienen reticencias sobre la impresión a color y lo ven más como una necesidad que como un lujo. Estamos viendo un cambio en el interés hacia nuestros dispositivos en color que nos hace prever, a largo plazo, una reducción en el interés hacia el blanco y negro”.

Según continua Withington: “también hemos encontrado que al ofrecer el color en las oficinas hemos proporcionado mejor rentabilidad para algunos negocios. En una empresa, la reducción ha sido de un 70% en costes al ofrecer la función de impresión en color en sus oficinas, lo que supone unos ahorros anuales de unos 250.000 euros”.  

El proceso de adquisición

Para aquellos negocios que quieren implementar una estrategia de color en toda la organización, IDC recomienda seguir seis pasos antes de decidirse a adquirir un sistema:

1. Llevar a cabo una auditoria para conocer las necesidades de la organización
2. Consultar al menos a tres fabricantes
3. Analizar las necesidades departamentales una por una en base a los activos y qué dispositivo sería el más adecuado
4. Pedir unidades de evaluación para utilizar in-situ; no probar únicamente en un showroom
5. Cuando se pruebe una unidad, establecer una lista de criterios de evaluación que incluyan velocidad, calidad de impresión, tiempo de calentamiento y facilidad de funcionamiento
6. Establecer un mínimo de requisitos para los resultados del proyecto. Esto permitirá a las empresas conocer si la implementación ha sido un éxito o no