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El vicepresidente senior de desarrollo de producto de Office de Microsoft, Steven Sinofsky, dijo esta decisión fue tomada por las continuas peticiones que recibe de los usuarios de la suite. Señaló que de 120.000 usuarios al mes lo venían pidiendo insistentemente.

El formato PDF (Formato de Documento Portátil) fue desarrollado por Adobe y permite a los usuarios guardar un archivo con todos sus componentes y compartirlo con cualquier otra persona que use un lector compatible con esta tecnología.

Sinofsky no dijo si habría algún costo extra por la incorporación de esta capacidad, pero insinuó que podría ser incluida en Office gratuitamente. ç

"No queremos que los costos sean una barrera para cualquiera de nuestros productos", dijo Sinofsky a Reuters y comentó que muchos otros programas de procesadores de texto, hoja de cálculo y presentaciones incluyen la capacidad de guardar archivos en este formato. La decisión de Microsoft de incluirlo en su suite es una respuesta a la competencia.

Los programas Office que ofrecerán la capacidad de guardarse como PDF son: Word (procesador de texto), Excel (hoja de cálculo), Power Point (presentación), Access (base de datos), OneNote (borrador), Publisher (publicador), InfoPath (formato) y Visio (diagramas).

El directivo de Microsoft dijo para el desarrollo de este nueva opción se habían utilizado las nuevas especificaciones de Adobe que permiten a desarrolladores de software crear PDF sin pagar una licencia.

La incorporación de esta nueva opción será también uno de los argumentos que probablemente utilizará la multinacional del software para convencer a sus clientes de la necesidad de actualizar sus herramientas ofimática.  Microsoft, se enfrenta al difícil reto de que los usuarios adopten las actualizaciones de los productos en el mercado migrando desde versiones anteriores. Un buen número de usuarios prefieren seguir con las anteriores al no observar en los nuevos productos suficientes elementos interesantes para adoptarlos en su trabajo.